Ders Özetleri Uygulamasına Hoş Geldiniz

Ücretsiz kayıt olarak tüm ders notlarına erişebilirsiniz.

veya Kayıt ol

VİZE Yönetici Asistanlığı Vize Ders Notu


Editör

Administrator
Yönetici
Katılım
30 Eyl 2020
Mesajlar
248
Tepkime puanı
13
Puanları
18
YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI ÜNİTE 1

*“bir kimsenin hayatını kazanmak ve geçimini sağlamak için, seçerek kendisini verdiği iş ya da düşünme alanı na” MESLEK denir

*Bugünkü anlamıyla sekreter ise ilk kez Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü ile Karayolları Genel Müdürlüğü’nde 1953 yılında çalıştırılmaya başlanmış

* Osmanlıda sekreter sır katibi

*StegnografiSözcükleri simgelerle ve işaretlerle ya da kısaltmalarla yazmayı sağlamak için geliştirilmiştir.

*Türkiyede ilk kez 1928 de AVRAM BENORAYA tarafından uygulanmaya başlanmıştır.

*UZMANLIK ALANINA GÖRE SEKRETERLER(NERDEYSE HER YIL SORU ÇIKMIŞ BU KONUDAN)

**Tıp Sekreterliği:

  • Tıbbi terimleri çok iyi bilmesi gerekir.
  • Hastane faturası düzenler.
  • Gerekli malzeme konusunda yazışma yapar.
  • Ülkemizde sekreterler için tek uzmanlık eğitimi verilen alandır
**Hukuk Sekreterliği:

  • Yürürlükteki kanun ve değişiklikleri bilmek zorunda
  • Mahkeme’ye özgü iş ve işlemleri bilirler
  • Güvenilir, sır tutan, dedikodu yapmayan ve soğuk kanlı olmak ortak özellikleridir.
**Okul Sekreterliği:

  • Öğrenci notlarını ve devamsızlık raporlarını diğer okul kayıtlarını tutar ve dosyalarlar.
  • Okul gereksinimlerini sipariş eder veya dağıtabilir, finansal işlemlerin kaydını tutarlar
  • Konukları karşılar ve yönlendirir.
  • Okul faaliyetlerinin takvimini belirleyebilirler
**Üyelik Sekreterliği:

  • Üyelik listesini oluşturur ve takip eder, aidat ve bağış kaydını tutar
  • Sorun ve şikâyetleri dinler ve diğer üyelere bilgi aktarır
  • Listesinde bulunan kişilere derneğin gazete ve diğer yayınlarını gönderirler
  • Aylık finansal rapor hazırlar ve dağıtabilirler.
  • Aidat gecikmelerinin listesini oluşturabilir
**Basın Sekreterliği:

  • Gazete ve dergilerin hazırlanmasında basın alanında çalışır
  • Araştırılması gereken konuları takip ederek gerekli bilgileri not alır.
**Muhasebe ve Finans Sekreterliği:

  • Mali konularda piyasayı sürekli takip eder
  • Üretimden satış aşamasına kadar ürün ve hizmetler piyasası hakkında gerekli bilgiye sahip olmalı
  • Piyasa analizleri, arz ve talep unsurları, üretim ve pazarlamaya yönelik çalışmalarla gelecekteki beklentileri içeren raporları hazırlar


**Raportör Sekreterliği:


  • Yönetim kurulu başkanının sekreterliğini yapar
  • Diğer bir adı da yönetim kurulu sekreteridir
  • Protokol kurallarını ve sekreterin toplantılardaki görevlerini bilmelidir
  • Toplantıya yazıcı olarak katılabilir.
  • Örgütün en gizli belgeleri onlar tarafından hazırlanır
**Uluslararası Organizasyon Sekreteri:

  • Eğlence programlarını, festivalleri, sportif etkinlikleri, karnavalları organize eder
  • Büyük kitlelere hitap eder.
**Emlak (Gayrimenkul) Sekreteri:

  • Satışa ilişkin ve kiralamaya ilişkin kontratları düzenler.
  • Gayrimenkul fiyatlarına etki eden ekonomik gelişmeleri de yakından izlenmelidir.
**Teknik Sekreter:

Teknik sekreterler, endüstri ve yönetimle ilgili işlevleri üstlenmekte, genellikle mühendisliğin teknik asistanı durumunda bulunmaktadır

**Film Sekreteri:…..

**Üst Düzey Yönetici Sekreteri:


  • Yöneticilerle örgütün iç çevresinden çok, dış çevresi arasında bağlantı kurmaktadırlar.
  • Genel Müdürlük, Müsteşarlık, Rektörlük gibi makamlarda sekreter olarak görev almaktadırlar.
  • Bazı kurumlarda Özel Kalem müdürü unvanı ile çalışmaktadır.


YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI ÜNİTE 2

Sekreterlerin Ortak Kişilik Özellikleri(NERDEYSE HER YIL SORU ÇIKMIŞ BU KONUDAN)

  • Güler Yüzlü Olmak“hem tıbbi,hem psikolojik hemde sosyal açıdan yarar sağlar”**2019
  • Adil Olmak
  • Prezantabl Olmak“örgütü temsil edebilme yeteneğine sahip olma, dış görünüşüne, kişisel temizlik ve bakımına önem verme”**2014**2016**2015
  • İnisiyatif Kullanabilmek“Bilgili olması ve risk alabilmesi lazım”**2016 **2017**2019
  • Giyimine Özen Göstermek
  • Sabırlı Olmak
  • Temizliğe Özen Göstermek
  • Soğukkanlı Olmak “sakin,ılımlı,temkinli kişiler”**2014
  • Sağlıklı Olmak
  • Yardımsever Olmak
  • Kendine Güven Duymak “Herkesin sevgisini ve onayını kazanmalıyım”
  • Hoşgörülü Olmak
  • Sır Saklamak
  • Alçakgönüllü Olmak
  • Sorumluluk Sahibi Olmak
  • Empati Kurabilmek
  • Dürüst Olmak
  • Dedikodulara Karışmamak
  • Mesleğini Sevmek
  • Sadık Olmak

  • Sekreterin Mesleki Özellikleri**2016**2019
  • Mesleki Eğitim Almak
  • Problem Çözme Yeteneğine Sahip Olmak
  • Ana Diline Hâkim Olmak
  • Meslek Etiğine Uygun Davranmak
  • İş Dilini (Jargon) İyi Bilmek **2016**2019
  • Büro Makinelerini Kullanabilmek
  • Anlayarak Hızlı Okuyabilmek
  • Temsil Yeteneğine Sahip Olmak
  • Etkili Dinleyebilmek
  • Zamanı Etkin Kullanabilmek
  • İkna Edebilmek
  • Yeniliklere Açık Olmak Ve Kendini Geliştirmek
  • Yabancı Dil Bilmek
  • İnsan İlişkileri Becerisine Sahip Olmak
  • Karar Verebilmek Görgü Ve Protokol Kurallarına Uygun Davranmak
  • Risk Alabilmek
  • Güvenilir Olmak
  • Yaratıcı Olmak **2017
  • Liderlik



YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI ÜNİTE 3

  • Yönetici asistanının mutlaka yapması gereken işler;**2014
  • Zamanı yönetme,
  • Bilgi toplama,
  • Toplantıları düzenleme,
  • Etkinliği artıracak yöntemler geliştirme,
  • Rapor hazırlama,
  • Yabancı dilde konuşma,
  • Sunum materyallerini hazırlama,
  • Büronun yerleşimini planlama,
  • Mali kayıtları tutma
  • Yabancı dilde metin hazırlamadır
  • Klavyeler tasarımlarında kullanılan teknolojiye ya da tuş düzenlerine göre sınıflandırılabilir.**2017
  • İhsan Sıtkı Yener in yöneticiliğini yaptığı komisyonca 20 Ekim 1955 de F kalvye Standart Türk Klavyesi olarak kabul edilmiştir.
  • 1974 yılında Türk Standartları Enstitüsü tarafından zorunlu standart olarak kabul edilmesiyle kesinlik kazanmıştır**2013
  • F kalvyede;**2017
  • Ünlü harflerin tamamı ve seyrek kullanılan ünsüz harfler (Ğ, J vb.) klavyenin sol tarafında
  • Sık kullanılan ünsüz harfler (K, L, M vb.) sağ tarafta yer alır.
  • İşaret parmakları (yüzde 51,2), orta parmaklar (yüzde 23,4), yüzük parmakları (yüzde 16,6) ve küçük parmaklar (yüzde 8,8) kullanılır **2018
RANDEVULARIN DÜZENLENMESİ

  • Her randevuya eşit süre verilmez**2014
  • Randevular önem sırasına göre hazırlanır **2017
  • Randevular iptal olmuşsa randevu gününden önce her iki tarafta bilgilendirilir
  • Randevular peş peşe değil gün içine yayılır
  • Seyahat öncesi ve sonrasına randevu verilmez
  • Yönetici asistanıN randevuyu hem kendi randevu defterine hem de yöneticisinin ajandasına kaydetmesine ajandada parallikdenir.
ZİYARETÇİLERİN KABULÜ VE AĞIRLANMASI

  • Ziyaretçi girdikten 2–3 dakika sonra ne içileceği sorulur **2017
  • Ziyaretçiye beklerken sıkılmaması için okuyabileceği dergi, gazete vb. de verilebilir.
YAZIŞMALARI GERÇEKLEŞTİRME


  • Yazışmalar gerçekleştirilirken “pek yakında”, “en kısa sürede” gibi muğlak ifadelerden kaçınılmalıdır.**2019
  • Sık sık, "fakat", "ama" ve "belki" gibi sözcüklerden kaçınılmalıdır**2019
  • Yazının akıcılığını bozan çok sık gereksiz bağlaçlardan kaçınılmalıdır.
  • Mümkün olduğu kadar yazının kısa ve öz olmasına dikkat edilmelidir.
  • Pasif cümleler çok sık kullanılmamalıdır.
  • Sıfır hata amaçlanmalıdır.
  • Kısaltmaların açılımları muhakkak yazı içinde yer almalıdır.
  • Çok teknik yazmamalıdır
  • Sekreter bir yazı yazarken “Ne söylemek istiyorum? Her cümleye başlarken bu soruyu kendi kendinize sorduğunuzda en iyi anlatımı bulabilirsiniz. Nasıl ifade edebilirim? Daha açık yazabilir miyim? Yazdığımın etkisi ne olur?” Sorularını kendine sormalıdır


DOSYALAMA ARŞİVLEME**2018


  • Alfabetik Dosyalama Sistemi: A’dan Z’ye
  • Numaralı Dosyalama Sistemi: Alfabetik sistemde olduğu gibi harfler değil rakamlar kullanılır.
  • Alfabetik ya da numaralı sistemler tek başlarına etkili ve yeterli olmadıkları zaman karma dosyalama sistemi kullanılır
  • İyi dosyalama sisteminde bulunması gereken özellikler; (BUKETT)
  • Basitlik,
  • Ussallık,
  • Kullanışlılık,
  • Ekonomiklik,
  • Transfer kolaylığı
  • Tutarlılık
  • Arşivleme dosyalama sürecinin son aşamasıdır.
TELEFON GÖRÜŞMELERİNİ GERÇEKLEŞTİRME

  • Sekreter, konuşma esnasında kullanılacak bloknot, kalem, telefon rehberi, telefon kayıt formu, randevu defteri, ziyaretçi defteri vb. malzemeleri el altında bulundurmalı
  • Telefon konuşmalarında ses, yumuşak, kendine güvenen, ikna edici ve karşısındakine yardıma hazır olduğunu hissettirici olmalıdır
  • Ahize ağza yaklaştırılarak konuşulmalı, ahize dudaklara en fazla 2,5-3 cm mesafede tutulmalıdır.
  • Nazik bir ses, düzgün bir ifade şarttır.
  • Uzun konuşmalardan kaçınılmalıdır
  • Hatları uzun süre meşgul edilmemelidir
  • Alınan mesajlar anlaşılır ve kısa olarak yazılmalı
  • Yönetici rahatsız edilmek istemiyorsa telefondakine söylenmeli
  • Telefonu, arayan önce kapatır
  • Doğruluğundan emin olunmayan bilgiler verilmemelidir.
  • Telefon konuşmalarında gizli bilgiler çok gerekmedikçe verilmemelidir.
  • Telefonda işyerinin, amirin veya yöneticinin temsil edildiği unutulmamalıdır
  • Diğer departman için telefon numarası vermek yerine aktarma yapılması daha uygundur
  • Yalnızca önemli telefonlar yöneticilere aktarılmalı **2019
 
Üst Alt